Ley 1581 de 2012.
Decreto 1377 de 2013
POLITICA INSTITUCIONAL DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
OBJETO
Dar las pautas generales para la protección de datos en el In Cloud Marketing S.A.S de datos personales y sensibles, brindando herramientas que garantícenla autenticidad, confidencialidad e integridad de la información. La política institucional de protección de datos personales se estructura siguiendo los mandatos de la ley 1581 de 2012.
ALCANCE
Las políticas de tratamiento de datos personales de In Cloud Marketing S.A.S cubren todos los aspectos administrativos, operacionales y de control que deben ser cumplidos por los directivos, proveedores y empleados que laboren en la compañía. La política de protección de datos está integrada con el Manual de políticas y procedimientos del tratamiento de datos.
MARCO NORMATIVO DE LA POLITICA
Ley 1266 de 2009, “por la cual se dictan las disposiciones generales de habeas data y se regula el manejo de la información contenida en las bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones.” Ley 1581 de 2012, define su ámbito de aplicación en los derechos a la intimidad, el buen nombre y la autodeterminación informativa
DESARROLLO DE LA POLITICA
In Cloud Marketing S.A.S solicitara desde el ingreso de datos en nuestro sistema la autorización para el uso de la información que reciba, para las finalidades propias de su objeto social misional.
In Cloud Marketing S.A.S incorpora en todas sus actuaciones el respeto por la protección de datos personales.
In Cloud Marketing S.A.S respeta los principios establecidos en la ley y atenderá en sus actuaciones y manejo de información de datos personales las finalidades que se deriven de la recolección de los mismos.
In Cloud Marketing S.A.S implementara las estrategias y acciones necesarias para dar cumplimiento a la ley 1581 de 2012.
In Cloud Marketing S.A.S dará a conocer a todos sus usuarios los derechos que derivan de la protección de datos personales
DERECHOS DE LOS TITULARES
1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
3. Ser informado respecto del uso dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la SIC, revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato.
5. Acceder en forma gratuita a sus datos personales.
ESTRATEGIAS
1. Adecuado tratamiento. Para el adecuado tratamiento y protección de los datos personales, se trabajará en tres básicas:
a) Jurídica
b) Tecnológica
c) Organizacional
Se desarrollarán las políticas particulares de tratamiento de datos personales, de acuerdo a la ley y a sus reglamentos, lo que se definirá en el Manual de Protección de datos Personales.
2. Manual interno de Procesos y Procedimientos. La Gerencia, como responsable y/o encargado del tratamiento de los datos, deberá adoptar un manual interno de procesos y procedimientos para garantizar un adecuado cumplimiento de la ley y de esta política.
3. Divulgación y Capacitación. La Gerencia definirá los procesos de divulgación y capacitación del contenido de esta Política.
4. Divulgación y Capacitación. La Gerencia definirá los procesos de divulgación y capacitación del contenido de esta Política.
PRINCIPIOS RECTORES
PRINCIPIO DE LEGALIDAD EN MATERIA DE TRATAMIENTO DE DATOS.
El tratamiento de datos es una actividad reglamentada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen. Principio de Finalidad.
El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la constitución y la ley, la cual debe ser informada al titular.
PRINCIPIO DE LIBERTAD.
El tratamiento solo puede ejercerse con el conocimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización; o en ausencia de mandato legal o judicial que revele el conocimiento.
PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD.
La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta actualizada, comprobable, y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA.
En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a Obtener del Responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
PRINCIPIO DE ACCESO.
El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, y de las disposiciones constitucionales y legales. En este sentido, el Tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas por la ley.
PRINCIPIO DE SEGURIDAD.
La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento a que se refiere la ley se deberá manejar con las mismas medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, y evitar su alteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD.
Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.
VIGENCIA
La presente Política entra en vigencia a partir de su aprobación por parte de Gerencia y su actualización dependerá de la normatividad vigente.
La versión aprobada e esta Política publicara en la página oficial del In Cloud Marketing S.A.S y se fijara en la Sede de la compañía.
Es un deber de los empleados y colaboradores del In Cloud Marketing S.A.S conocer esta Política y realizar todos los actos convenientes para su cumplimiento, implementación y mantenimiento.
La coordinación de Talento humano deberá velar para que en cada incorporación de un nuevo empleado y/o colaborador se exija la firma y aceptación de esta Política, acuerdos de confidencialidad y demás documentos.